Soloselvstændige skal kommunikere relevant i en krisetid – vær særligt opmærksom på faldgruber

Jeg mister kunder, ordrer eller er lukket af myndighederne eller skal fyre medarbejdere, lyder det fra et stadigt større kor af små selvstændige. Den naturlige tanke er, at vi må kommunikere og markedsføre os noget mere.

Men tryk lige på pauseknappen bare et øjeblik. Find de rigtige budskaber, overvej hvilke kanaler du skal bruge og bring jeres værdisæt i spil, så kan I sikre, at kommunikationen bliver relevant. Har din omverden reelt brug for at høre fra dig lige nu, og hvis svaret er ja på det spørgsmål, hvad har de så brug for at høre.

Bliv ikke ’den pinlige onkel’

Kommunikation for virksomheder i en tid, hvor det hovedsageligt handler om at begrænse tabet af menneskeliv, er svær. Og der ses i billedet lige nu desværre masser af kommunikation eller en pludselig stilhed, der mest af alt minder om én pinlig onkel, der burde være gået hjem fra festen for længe siden.

Annoncer for, at man f.eks. fundet vejen til produktivitet, 20% rabat på en eller anden rejse eller et retorisk spørgsmål i en annonce, der lyder ”har du de rigtige medarbejdere”… ja, fortsæt selv.

Det er ikke relevant lige nu. Koncentrer dine budskaber til det, der er vigtigst lige nu og her for dem du vil kommunikere med. Kommunikation, der er i utakt, kan virke ufølsomt eller sende et budskab om, at man ikke er med i fælleskabet, men blot tænker på sig selv.

Relevant kommunikation

Hvad er så det, der er vigtigst lige nu. Det vil jeg gerne give et par bud på, både for ekstern kommunikation med kunder og relationer, men også hvis man har en intern kommunikation med ansatte eller samarbejdspartnere.

Jeg mener, at man bør gøre alt, hvad man kan for at sikre med sin kommunikation, at man ikke skader sin forretning, men i stedet viser at man støtter fælleskabet. Du har ansvaret for, at din kommunikation bliver forstået.

Tjeklisten for god ekstern kommunikation:

Lav en strategi for, hvad du skal og bør kommunikere eksternt i denne periode – vær bevidst om at være proaktiv, ikke reaktiv. Du skal tænke fremadrettet og stå på virksomhedens eller dit personlige værdisæt. Husk i strategien også at tænke på, hvad du vil være klar med, når vi lukker op igen – for det gør vi.

• Overvej om nuværende annoncering på sociale medier lige nu er relevant. Støder du nogen fordi budskabet er rettet til tiden før vi var i krise. Hvis du er i tvivl, så pil det af og vent til vi igen har en genkendelig hverdag.
• Overvej hvad du vil med din kommunikation på de sociale medier. Mange har brug for at komme af med et budskab her og nu, og det er ikke sikkert, at alt er lige gennemtænkt. Måske skal du helt holde pause. Hvis du vælger at kommunikere på de sociale medier, og bevidst undgår at kommunikere om Corona, så forklar hvorfor.
• Koncentrer dig om relationer og kommunikér direkte med dine kunder med bekymring for dem og deres virksomhed. Hvis du har noget du kan hjælpe dem med, der er gratis og som kan hjælpe dem direkte hér og nu, så gør det. Er der nogen projekter/ideer/services du har tænkt på, der skulle prøves af, men som du ikke har haft tid, kunne det måske være nu. Dine kunder vil huske det - også efter krisen.
• Kommunikér kun om emner du rent faktisk ved noget om og noget du kan stå inde for. Hvis du er afhængig af andre eksempelvis myndigheder, leverandører eller tranport over grænser så fortæl det du ved, og fortæl at I vil tage fat i hver enkelt kunde så hurtigt som muligt at der er nyt i situationen.
• Vær tydelig i dine budskaber – de skal ikke kunne misforstås. Du skal kommunikere ud fra en forpligtelse om, at man som afsender af et budskab skal være klar og tydelig. Man må ikke skabe tvivl med det man kommunikerer. Hvis der er tvivl om det, du siger, risikerer du at blive misforstået, og det kan blive meget dyrt i længden, både i forhold til opgaver og tidsforbrug.
• Du må gerne være en god samfundsrollemodel. Og gør så det, du siger, at du vil. Har du og din virksomhed noget at bidrage med, hvor du udviser samfundssind og -ansvar, så gør det.

Men har du ”shit”-cases i rygsækken, er det her ikke en badebillet til at få rettet op på brandet. Har du en dårlig sag fra fortiden, så brug den evt. til at få rettet op på renomméet. Der skal 10 gode sager til at rette op på én dårlig. Men du har en chance nu til at gøre noget, der hjælper mange.

• Vær åben for at kommunikation med samarbejdspartnere, kunder og evt. leverandører kan åbne for nye forretningsmuligheder. Led efter dem, og husk at i morgen ser anderledes ud. Det kan være at en ny forretningside toner frem i horisonten, mens det hele ser allermest sort ud.

Tjekliste for god intern kommunikation:

 

• Lav en strategi og kommunikationsplan, så du har styr på, hvordan du kommunikerer med dine ansatte eller tætteste samarbejdspartnere i den nærmeste tid. Brug jeres værdigrundlag. Det er det, der binder jer sammen internt. Fortæl dem, hvor de kan finde informationer, og hvis I bruger et intranet eller andet internt kommunikationsredskab så er det stedet at gå hen.
• Hvis der er usikkerhed om virksomhedens eksistens eller om der skal ske fyringer, så tag snakken så tidligt som muligt, og sig, hvad I som ledelse arbejder med. Det gør ikke noget at I kommunikerer, hvad I er usikre på. Det er useriøst og uærligt, hvis man hævder i denne situation, at man har styr på alt. Men kom ikke med løfter I ikke kan holde, sig hvad I gør, så ærligt og tidligt som muligt.
• Sørg for at der er fælles kommunikation, hvor der også er fokus på jeres interne relationer, selvom alle er pressede.
• Hvis der er mulighed for det, så tag hånd om jeres medarbejderes uro. Skab det mentale frikvarter, og støt så godt du kan. Giv mulighed for at man kan booke jer på tlf. eller via onlinemøder. Vi har forskellige behov for kommunikation og information, og den eneste måde man kan behandle alle ens på, er ved, at behandle dem forskelligt.
• Tag gerne en individuel snak med medarbejderen eller samarbejdspartneren over telefon eller online, hvor man har mulighed for at se hinandens ansigtsudtryk. Er der noget man kan hjælpe med, der måske ikke lige normalt er en daglige opgaver, så spørg. Mange vil gerne hjælpe, og betyder det samtidig at man er klar over, at det kan bidrage til din virksomheds overlevelse. Følelsen af at kunne vise loyalitet til nogen, der har behov for det, er en væsentlig kraft.
• Er der opgaver, som medarbejderne eller samarbejdspartneren grundet omstændighederne ikke kan udføre, så hjælp dem med at kommunikere om det. Find en løsning, hvor både du, medarbejderne eller samarbejdspartneren kan få tingene til at fungere bedst muligt.
• Hvis du har medarbejdere er det nu, at medarbejderne kan adoptere jeres levedygtige værdier. Mange virksomheder har en værdi om, at det skal være rart at være ansat. Det gælder også nu. Så hvis værdisættet skal gælde også i tider som dette, skal man demonstrere, hvad man mener med det. Og som leder kan du gå forrest. Du skal kommunikere det. Vis påskønnelsen, insister på at I har dialogen, også selvom I er sendt hjem eller er lukket ned af myndighederne. Værdierne skal hjælpe os med til at navigere, når vejen eller ruten synes ukendt. Er jeres værdier ikke levedygtige, skulle I måske benytte lejligheden til at få nogen, der kan nemt kan leves og huskes, når vi forhåbentlig lige om lidt har en helt almindelig hverdag igen.

For alt i verden – UNDGÅ

Dårlig kommunikation kan være altødelæggende for relationer, for virksomhedens eksistens og for ens troværdighed.

Lad være med at:

• Blive tavs. Man kan ikke, ikke kommunikere. Tavshed er også kommunikation. Så kommunikér noget/hav et budskab og brug de gode råd ovenfor til at finde frem til, hvad der vil være relevant for jer. Hvis man vælger at holde pause fra de sociale medier, skriver man det, og hvornår man igen er tilbage. Så har man givet årsagen til, hvorfor man ikke kommunikerer så intensivt som tidligere.
• Fortsætte den eksterne kommunikation som om intet var hændt. Lav et tjek på jeres kommunikations- og markedsføringsplaner, og kørende annonceringer. Jeres kunder køber ikke mere af jeres produkter selvom I markedsfører det hårdere nu. Find evt. noget I kan gøre for at holde lidt gang i salget. Men er du ikke relevant i dit budskab risikerer du i stedet at skabe en kløft mellem dig og kunden, hvis de tolker, at du bare er ude på at sælge og ”råber” højere og højere for at få dine produkter gjort synlige.
• Skælde ud. Ingen er skyld i den situation vi er i nu. Alle er pressede, og hvor gerne man end vil, kan man ikke altid vise sig fra den bedste side. Vis overskud og tænk i stedet på, hvad du kan gøre for at hjælpe en relation, kunde, medarbejder, kollega eller bare én, der ikke lige har forstået at de skal holde 2 meters afstand, når I handler ind.

Artiklen er skrevet af politisk ordfører Lone Jakobsgaard fra Foreningen danske soloselvstændige. Til dagligt arbejder Lone Jakobsgaard med kommunikation, samarbejde og innovation samt forretningsudvikling i Volapyk!  Den primære målgruppe er små og mellemstore virksomheder og foreninger, men også offentlige virksomheder og organisationer.